媒体受取から入力済のデジタルデータ抹消までの流れ
- お客様から郵送物の媒体等を受け取った場合、開封して媒体の整理をして仕分けをいたします。
- 媒体の内容を確認し、入力専用マシンで想定できるロジックチェックを含んだ入力プログラム及び出力プログラムを作成します。
- 入力内容に関して分からない事やデータの不備が見つかった場合、データ入力管理者のスーパーバイザーが直接お客様にお問合わせいたします。
- エントリーとは、入力オペレーターが第１回目の入力作業です。
ベリファイとは、データに誤りがないかを検査する作業のことです。
１人目のオペレーターが入力したデータを違うオペレーターが２度目入力のベリファイをして、1人目のデータと違う入力をした場合、キー入力が進まないシステムになっています。
その場合、ベリファイをしているオペレーターは、モニターと媒体を見比べて正しいデータを入力します。このような入力をする事により精度の高い入力済データができあがります。入力済データはメールで、お預りしました媒体などは宅配便などで返送いたします。入力済のデジタルデータは、データ入力の不備がないかの確認のうえ、お客様のご要望期間を過ぎてから抹消ソフトによりデータを抹消いたします。
パンチ（１度目）の場合、ミス率は1%～2%です。ベリファイをするとミス率は0.1%になります。ベリファイする事によってパンチのミス入力の10倍以上ミス入力低下につながります。
このミス率は行政でも認証しているミス率です。たまに「弊社の入力は100%ノーミス」と謳っている入力業者を見受けますがそれは嘘を言っているにすぎません。
入力のミスを防ぐ方法（入力方式）
- 赤入れ方式
１度目入力したあと、入力したデータをプリントアウトして入力原稿と出力した原稿と目視チェックしてミスが見つかった場合、赤入れをして入力ミスを訂正する方法です。この方法は慣れている人がチェックしますが、入力ミスを見逃してしまう危険性があります。 - ダブルエントリー方式
１枚の原稿を別々のオペレーターが入力したものをマッチングさせ、マッチングエラーが出た場合、そのエラーを修正する方法です。この方法の欠点は、入力ミスは見つかりますが、どちらのオペレーターの入力が正しいのかを原稿を調べて正しいデータを確認して入力するので若干手間がかかります。 - パンチ・ベリファイ（２度目）入力方式
１人目が入力した同じデータを別のオペレーターが入力し、どちらかのオペレーターが入力ミスをしていた場合、その時点でキー入力が進まないようになっています。モニターを確認して正しいデータ入力をします。ミス修正の入力は２度やりますが、設定で何度も間違ったデータを入力する事も出来ますが、一般的には２度入力するのが主流です。
この方法が入力専門会社の主流の入力方式です。
新聞・雑誌などの書籍類や税金などのデータ入力は、ほとんどの入力が「ノーミス」です。
ミス率0.1%が許容されているとは言え、1000件に１文字・１万件に10文字・10万件に100文字など比率から言えば、ミス率が0.1%とは言え、件数が多い程入力ミスは増えてきます。
例えば、金額などの数値入力で、正しい数値が「1000円」のところを「10000円」とミス入力した場合、入力会社のミスは１文字です。しかし、集計で計算した結果は10倍になってしまいます。
金額などのシビアな入力では、ミス入力の許容が0.1％でも入力ミスは許されません。
数値関係の入力ミスはプログラムで入力ミスをチェックしますが、プログラムだけでは入力ミスはスルーしてしまう場合があります。
入力ミスを無くす方法（入力専門会社方式）
- 赤入れチェック
文字入力等であれば、パンチ・ベリファイをやった後に入力したデータをリスト出力してエラーが見つかった場合、赤入れをして入力ミスを無くします。 - 読み合わせチェック
パンチ・ベリファイをやった後 入力したデータをリスト出力して、読み合わせチェックをします。これもほとんどの入力は正しいので見逃してしまう危険性があります。特に慣れた人同士で読み合わせチェックをする必要があります。
0.1％の入力ミスを潰すのにかなりの労力が必要となり、料金もその分かかってしまいますが、数万部の書籍を入稿してから入力ミスが見つかった場合、再度入稿はかなり難しいので労力はかかりますが、書籍などの入稿前に入力の「ノーミス」をやる必要があります。
同様に、税金などの数値データの入力に関しても、入力ミスに気付かず国民に納税通知書など発行してしまった場合、大きなトラブルに繋がってしまいます。
入力ミスをノーミスにするには、前述の１及び２の作業が必要になってきます！
アンケート入力でよくある回答者の間違い
例えば、男性と女性の回答で女性のみ次の質問にお答えください。という限定質問がある場合、間違って男性も回答しているときがあります。
このような回答の入力は、間違いはわかりますが回答通り入力で良いのか？
対応
：このような回答は集計の時に除外するので特に問題はありません。「一つのみお応え下さい」という単数回答に対して、間違って複数回答されているときがあります。
対応：発注者のご担当の方に尋ねてから入力しますが、一般的に若い数字の選択肢を入力します。しかし、サンプル数が多い場合集計にそれほど影響しませんが、サンプル数が少ない場合は集計にも影響しますので、その場合「ノーアンサー（無回答）」とする場合があります。
数値回答で単位がある場合、単位に気づかないで回答する方がいます。
例えば、「貴方の年収はどれくらいありますか？」という設問に対して、200万円の場合、回答欄に【 】万円とあるのに単位に気づかないで、【 2,000,000】万円 という回答がたまにあります。この場合だと200億円になります。全くいないとも言えませんが大金持ちの方に限られてしまいます。これは設問の設計がよくありません。
対応
：下図のように設計すれば回答者は間違いません。数値の回答間違いは集計が出来なくなる危険性もありますので気を付けましょう。
複数回答の設計でたまに次のような選択肢設計を見ます
スイカ バナナ リンゴ パイナップル イチゴ 桃 柿 栗
仮に回答者が「バナナ」と「イチゴ」が好きだった場合、「バナナ」と「イチゴ」に〇をつけるだけなので、特に問題はありません。
しかし入力作業の場合、貴方自身がパソコンなどで入力すれば分かると思いますが、「△1△△1△△△」と1タテ入力する事になると思います。
もし、下記のように選択肢の前に数値があれば、
1.スイカ ２.バナナ 3.リンゴ 4.パイナップル 5.イチゴ 6.桃 7.柿 8.栗
⇒「2.5」と入力するだけで済みます。
これは単純な事ですが、入力料金はかなり違ってまいります。設計者はあまり気にしないで作ってしまうのかもしれませんが、結構多いです。
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