報告書

報告書

報告書・プレゼンテイション

調査に限らず、報告は多面的な業務で重要なことである。的確な報告なしには、社内のコミュニケーションは成り立たない。

調査においても、報告は重要なステップであり、ある意味、調査の価値を決める段階であるともいえる。調査がいくら優れたものでも依頼者に伝わらなければなんの意味もありません。

調査結果が有効に活用されるためにも、報告を適切に行い調査結果を的確に相手に伝えることが重要である。

調査報告の内容

●報告書:調査結果が記述された資料
●プレゼンテーション:調査結果をわかりやすく説明すること
●フラッシュアウト:調査結果の速報

2次データを検討したのに失敗してしまった例

2次データの調査結果が、ある特定のターゲット(たとえば、年収500万円以上の人を対象としたデータ)を対象とした調査であったにもかかわらず、2次データを、今回の製品の市場の一般的傾向と混同して、それを基に調査仮説の立案などの調査計画を作成した。

その結果、一般の市場とギャップのある調査課題や仮説を立ててしまった。

①関心のない報告書とは

多くの手間をかけた調査の報告にあたって伝えたいことがたくさんあり、一生懸命報告書を作成し、プレゼンテーションも時間をかけて行った。

しかし、報告会で寝ている人が多く、報告を受ける側にとっては、関心のない報告になってしまった様子であった。

②改善提案

調査依頼者の調査に対するニーズを理解し、そのニーズに応える報告書を作成するとよい。具体的に何を伝えたいのか、簡潔にわかりやすく伝え、その結果、調査結果に対する聴き手の関心と理解が深まり、報告の際に、質問や議論が盛んに行われ、調査依頼者の課題が解決の助けになると思います。

 

プレゼン用報告書の書き方

プレゼン用報告書の書き方は、基本的には本調査報告書と同じであるが、以下の点に留意して作成することが望ましい。

プレゼン用報告書の秘訣

時間
プレゼンテーションに与えられた時間を配慮して報告書の構成を考える。
聞く側の興味やニーズ
プレゼンを受ける側の興味やニーズに対して、的確に対応できることを意識して作成する。
当該調査で重要と思われる点
調査担当者として、特に強調したい点については、明確にしておく。
簡潔な表現
文章を長々と書かずコンパクトでわかりやすい言葉使いにすること。グラフを中心にしてビジュアルに表現すること。

プレゼンテーション資料作成

報告書がコミュニケーションのための資料であるとすれば、プレゼンテーションはコミュニケーションのための場面である。従って、情報価値最大化の瞬間といえる。調査のプレゼンテーションとして留意する点を以下にあげる。

プレゼンテーションの秘訣

調査の専門用語
調査の専門用語に関しては、十分に注意する必要がある。一部の人しか理解できないような言葉や回答者が知らないような専門用語は避けるべきです。もちろん、ふだん社内で使い慣れている言葉や言い回しならかまわない。
表やグラフの見方
集計した結果を分かりやすくするには、表やグラフを活用します。適切なグラフを選ぶことは、質の高い結果を導くために必要です。
読み取ってほしいもの
調査結果から読み取ってほしいことは明確に伝える。単なる調査結果の説明だけでは、理解が不十分になる場合がある。
質疑応答
質問に対する答えは、「調査結果から言えること」と「そこからの考察・提言」を分けて明確に答えるべき。
追加分析依頼への対応
追加の分析や考察・提言を求められたら、いつまでに用意するかを明確にし、的確に対応する。

トラブル】なんだかうまく伝わらない…①
プレゼンテーションにおいて、調査担当者の説明後、専門用語の意味や表・グラフの見方についての質問が多くあり、結果的にあまり理解されていないプレゼンテーションになった。
【改善提案①】
専門用語をあまり使わず、表・グラフの見方を的確に説明するとよい。すると、質問は調査結果の解釈や考察についてのものが多くなり、活気のあるプレゼンテーションになる。

【トラブル】なんだかうまく伝わらない…②
調査結果の説明において、表やグラフを見ればわかることをくどく説明してしまい、肝心のそれらデータから読み取るべきことが伝わらなかった。
【改善提案②】
調査結果から理解してほしいこと、読み取ってほしいことを明確に伝える必要がある。調査結果が十分に理解されること、考察や提言についても理解されることが大切である。

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